Sekilas tentang “Document Management”
Apakah Anda pernah kesulitan mencari suatu dokumen penting? Mungkin bahkan dokumen itu hilang atau rusak dan Anda tidak tahu siapa yang bertanggung jawab atas itu?

Beberapa tahun terakhir ini seiring dengan kemajuan elektronik dan internet, dokumen resmi sudah diimplementasikan oleh komputer yang sangat meningkatkan efesiensi kerja, namun beberapa dokumen resmi masih menggunakan kertas sebagai medianya. Pengelolaan dokumen secara tradisional dianggap sudah tidak lagi efisien dan memakan waktu untuk pengarsipan dokumen, dokumen mudah berantakan atau bahkan hilang, hingga kurangnya akses informasi serta keamanan dokumen.

DESKRIPSI

RFID Document Management membantu mengelola dokumen dengan kemampuannya yang lebih akurat dan efisien untuk melacak dokumen.
RFID Document Management dapat diterapkan pada berbagai bidang yang mengelola dokumen dalam jumlah yang banyak, misalnya di rumah sakit untuk mengelola dokumen catatan medis pasien, pada perusahaan untuk mengelola dokumen penting kontrak kerjasama, pada perpustakaan untuk mengelola buku, majalah, karya ilmiah, dan bidang lainnya.

Dengan menempatkan tag RFID berjenis label pada dokumen dan didukung infrastruktur RFID yang tepat, maka dapat menemukan dokumen hanya dalam hitungan detik, dan artinya akan berpengaruh pada penghematan waktu, biaya, mengurangi stress, dan meningkatkan profesionalisme.

Fitur “Document Management”

• Klasifikasi dokumen berdasarkan tipe (kontrak, surat berharga, legal file, katalog produk, dan lain sebagainya)
• Mengelola dan mengendalikan perpindahan lokasi penyimpanan dokumen
  Memberikan notifikasi jika ditemukan ketidaksesuaian dokumen dan tempat penyimpanan
• Memantau mutasi dan riwayat dokumen
• Pengecekan otomatis untuk check-in dan checkout dokumen dari ruangan penyimpanan
• Manajemen akses untuk dokumen tertentu

Keuntungan Menggunakan “Document Management”

• Menghemat waktu dan biaya dalam penelusuran dokumen
• Perlindungan dokumen rahasia sesuai akses user tertentu
• Otomatisasi check-in dan checkout dokumen dari ruangan penyimpanan, berdasarkan approval dari penanggjawab dokumen
• Meminimalisir file yang salah tempat atau hilang